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如何应对电子邮件过载
2019年06月11日    阅读量:99    新闻来源:中国机械网 okmao.com  |  投稿

Andrew Crosby在他的收件箱中收到了7,000封电子邮件。对于一些可能听起来不像很多的人,但他只是在放松游戏一年,所以收件箱没有太多时间失控。


作为该软件公司的高级主管,该公司在欧洲设有8个办事处,每天发送约140封电子邮件中国机械网okmao.com


“你必须选择你认为与你自己相关的东西......你可以接受许多与你自己无关的电子邮件,”他说。


这是电子邮件的关键问题。可能包含您需要全年了解的最重要事项的消息很可能会消失在您的收件箱的垃圾填埋场中。


电子邮件萎靡不振

这不仅效率低下,而且对您的健康也有害。


“电子邮件超载导致人们生病,”曼彻斯特大学组织心理学教授Cary Cooper说。


他的研究发现,较高的电子邮件负载与较高的工作负载压力相关。


“问题在于没有关于什么是电子邮件的最佳使用以及我们不应该做的事情的良好指导,”他说。



你的公司可以搬到四天工作周吗?

英国生产力持续失去十年

“我们抄送每个人而不仅仅是我们应该与之交往的一两个人。除非绝对必要,否则直线经理不应该在办公时间之外向下属发送电子邮件。


“在星期五晚上向某人发送电子邮件是没有意义的,说你不必在周一之前处理这个问题,因为人们会担心它并在那个周末这样做。”


但他并不是说应该完全取消电子邮件。


“这是与人保持联系的好方法,尤其是远程人员。这是发送数据,发送信息的好方法。本身很好 - 人们使用它的方式就是问题所在,”Cooper教授说。


强迫休息

法国一直在努力改善这种状况。2017年,引入了一项法律,要求公司制定计划,确保员工在办公室电子邮件中休息。2018年8月,英国Rentokil Initial的法国分支机构被裁定违反该法律,并被命令向员工支付60,000欧元(53,000英镑)。


英国没有这样的规则,但有些公司仍然采取了行动。


Platypus Digital是一家营销机构,为慈善机构开展筹款活动。从一开始,2014年,其创始人禁止发送内部电子邮件,任何忘记的工作人员都必须向慈善机构捐赠5英镑。


一个解决方案是“收件箱零” - 严格处理每天进来的所有电子邮件

“我们都在慈善机构和公司工作,这些公司已经存在了很长时间,并且经历了内部电子邮件过载,其中大部分时间都在通过您不需要参与的内部更新进行拖网,”导演马特柯林斯。


相反,该公司的七名员工使用来自Google的消息服务和文档软件,以及来自Asana的项目管理系统。


“我们决定使用更有效,更有趣的工具,”柯林斯先生补充道。


收件箱零

但是,如果你在一个更大的组织工作,你必须使用电子邮件来完成任何工作呢?


Clare Godson是纽约Aosphere律师事务所的执行董事。六个月前,她决定尝试“收件箱零”,从那以后一直是“福音派”。我们的想法是严格管理您的收件箱,理想情况下根本没有任何东西。


律师Clare Godson是关于实现'收件箱零'的福音派

有很多关于如何在互联网上进行此操作的建议,但从广义上讲,您必须对收到的每封电子邮件做一些事情。


“这完全彻底改变了我对电子邮件的看法,”她说。“我再也没有那种感觉,那里潜藏着一些我忘记处理的东西了。


“作为一种工作方式,它非常令人满意,它让我感觉更有效率,而且我觉得我在心理上感觉更轻松。”


她承认,对许多人来说,这是一个很大的障碍。


“大多数人都不相信你可能会到达那里。他们认为你必须经常在你的收件箱中检查,删除和排序,这是不正确的。”


人们也认为她不能那么忙,她也拒绝说:“你越忙,就越需要严谨有序。”


松弛的攻击

让我们面对现实,对于大多数上班族来说,收件箱零永远不会发生。


谁能解决这一沟通问题“将成为世界上最重要的软件公司”。这是根据美国公司Slack的说法,该公司销售的服务允许员工互相发送信息并在项目上进行合作。


Slack希望成为“世界上最重要的软件公司”

其创始人对电子邮件感到沮丧,于2014年推出了Slack,据该公司称,超过600,000家组织使用该服务。


在Slack上,通信基于用户组而不是单个收件箱。尽管三年内亏损4.2亿美元,但它计划在本月晚些时候在股市上市。


Relaxing Gaming的Andrew Crosby使用Slack并喜欢它,虽然它并没有阻止他在他的收件箱中累积7,000封电子邮件。


秘密?

虽然许多人对此类服务赞不绝口,但它们似乎并不是电子邮件的完全替代品。它仍然是与组织外部人员进行通信的最佳方式。


根据柯林斯先生的说法,诀窍是严格要求你如何使用它。他在他的所有电子邮件中附上一份文件,解释他的个人政策,警告记者他的电子邮件将是简短的,除非他们是现任客户,否则他们不应期待快速回复。


他说很多人都会阅读他的个人政策并喜欢它。它似乎工作。当我和他说话时,他的收件箱里只有20封电子邮件。如果所有这些看起来有点太多的努力,那么也许你应该考虑收件箱无限。


这个想法是让电子邮件堆积起来,拥抱混乱,从而将自己从内疚和焦虑中解放出来。只要确保你不要错过老板关于加薪的信息。


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